POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SPI S.A.S

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, a continuación señalamos los aspectos pertinentes y relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales, en adelante la “Política”, de conformidad con la autorización otorgada por el Titular a SERVICIOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL S.A.S SPI S.A.S (en adelante “SPI” o la “Compañía”), para su tratamiento y manejo; así como los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de los datos, la finalidad del tratamiento, los derechos del Titular, y los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Conforme a lo previsto en la normatividad aplicable, la Compañía declara que la información personal de terceros que tengan una relación comercial o un vínculo legal jurídica con la Compañía, incluyendo clientes potenciales, clientes, empleados o proveedores, entre otros, se obtiene únicamente por medio de una autorización voluntaria que exprese el consentimiento previo, expreso y calificado.

1. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular, o cuyo uso indebido puede generar discriminación;
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos;
• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
• Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, las Compañía;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, debido a una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;
• Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.
• Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
• Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 En caso de inquietudes sobre las definiciones, el Titular puede remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

2. Tipo de Información sujeta a Tratamiento

En virtud de la relación que se establezca entre el Titular y la Compañía, ésta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia.

La Compañía le informará si dentro de la información, se recolecta un dato sensible, y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, quien no está obligado a autorizar su tratamiento.

La Compañía reconoce que sus Empleados, Pensionados a cargo, accionistas y miembros de Junta Directiva tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía.

3. Uso y finalidad del Tratamiento

Los datos personales son utilizados para:

1. La adecuada prestación de los servicios objeto de la consultoría, incluyendo el intercambio de información, y la atención de quejas y reclamos.
2. Ejecución y supervisión de contratos suscritos por la Compañía, con clientes, proveedores, empleados, u otros contactos comerciales.
3. Pago de obligaciones contractuales.
4. Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
5. Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
6. Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente; ya sea por correo físico, electrónico, redes sociales, dispositivo móvil, o cualquier medio análogo y/o digital de comunicación.
7. Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de la Compañía.
8. Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
9. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable, le corresponde a la Compañía.
10. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
11. Con ocasión del desarrollo del objeto social de la Compañía.
12. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el Titular y la Compañía.

Si el Titular proporciona Datos Personales a la Compañía, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que:

1. El Titular autorice expresamente a hacerlo;
2. Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado:
3. Con el fin de proporcionar productos o servicios;
4. Sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto;
5. Tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o;
6. Según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, los datos personales del Titular podrán ser divulgados con los fines dispuestos al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

De igual forma, la Compañía podrá transferir o transmitir (según corresponda) los datos personales del Titular a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. La Compañía ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la Política de la Compañía. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos de la normatividad aplicable.

Adicionalmente, informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos del Titular, podrán ser eliminados de las bases de datos de SPI, ó archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del Titular, cuando su conservación sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

 4. Derechos del Titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015, los derechos que le asisten al Titular en relación con sus datos personales son:

 5. Derecho de acceso:

– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SPI como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

– Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Derecho de actualización, modificación y supresión:

– Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Dentro de esta Política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

7. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del Titular

Si el Titular tiene preguntas, inquietudes o reclamos acerca de esta Política o su administración, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, solicitud de acceso, sustracción de datos, comuníquese con SPI a través de cualquiera de los siguientes medios:

Telefónicamente al: (571) 7562594.

Físicamente en: Calle 123 No. 7-51, Oficina 902, Bogotá, Colombia.

Contacto: Dirección Administrativa y Financiera.

Correo electrónico: contacto@spiamericas.com.

Una vez el Titular ponga en conocimiento al área responsable al interior de la Compañía, la consulta, solicitud o queja se le dará el trámite correspondiente.

El Titular podrá consultar a SPI respecto de los datos personales que tenga almacenados en sus bases de datos, para lo cual será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por SPI en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Este plazo podrá ser ampliado por SPI en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, SPI lo hará de su conocimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de la petición, solicitud o reclamo, solicitaremos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si la solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a SPI atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si el solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Compañía receptora de la petición entiende que ha desistido de la solicitud.

 8. Modificación de la Política

Esta Política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a disposición del Titular la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia.

Fecha de entrada en vigor: 22/10/2016

Fecha última modificación: 25/11/2020

Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.