• Celular: (57) 314 296 6965
  • Teléfonos: (571) 7562594

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

                                     SERVICIOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL S.A.S- SPI S.A.S

 

I.               ALCANCE Y OBJETIVO

SPI S.AS, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, proveedores, empleados y terceros en general, por lo que a continuación informa sus lineamientos generales de políticas de protección de datos personales conforme a lo siguiente: 

II.             RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Razón social:              Servicios de propiedad Industrial S.A.S (en adelante “SPI”)

Nit:                              900.070.851-5

Domicilio:                   Calle 105 A No. 14-76 Bogotá, Colombia

Teléfono:                    (57 1) 620 4920 

Fax:                             (57 1) 214 1382

Correo electrónico:    Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Página web:                www.spiamericas.com

III.           DEFINICIONES RELEVANTES

Para efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, SPI considera pertinente tener en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos   personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Datos Personales: toda aquella información asociada a una persona natural determinada o determinable que permite su identificación. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional.  Adicionalmente, existe información más sensible como su estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, entre otros aspectos.

Dato Público: es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, como por ejemplo el número de cedula del representante legal de una sociedad, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva legal y los relativos al estado civil de las personas.

Dato Privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular de la información, como por ejemplo la historia clínica.

Dato Semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o la sociedad en general, como por ejemplo el dato financiero y crediticio de actividad comercial. 

Dato Sensible: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: personanatural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular:persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, y quien otorga autorización para el tratamiento de los mismos.

Transferencia de datos a terceros países:la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento efectuado por el encargado, por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

IV.          TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES OBTENIDOS

Los datos suministrados por los Titulares, proveedores, empleados o terceros en general, en virtud de las operaciones o relaciones comerciales serán tratados mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad, debido a que contamos con las herramientas tecnológicas y el recurso humano idóneo, a fin de garantizar que su información esté almacenada de forma segura, evitando de esta forma, el acceso no autorizado de terceras personas y asegurando la confidencialidad de los mismos.

Los datos obtenidos y recolectados de clientes, proveedores y empleados, serán almacenados, conservados y usados para operaciones de creación, contratación y registró, de acuerdo a las actividades relacionadas con el objeto social de la compañía, las cuales se enmarcan en el desarrollo de la consultoría en asuntos regulatorios, propiedad intelectual y derecho corporativo. 

Así mismo, SPI podrá utilizar su información para (i) Mantener contacto permanente con el Titular de la información; (ii) Enviar boletines con noticias y/o anuncios de su interés; y (iii) Generar encuestas (conocer su opinión respecto a nuestros servicios) de algún producto y/o servicio).

El uso y manejo de los mismos, se efectúa bajo estrictos estándares de responsabilidad, respeto al debido proceso y protección de la información.

En línea con lo anterior y de acuerdo al principio de confidencialidad, SPI declara que todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de datos públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación laboral con la compañía. 

 

V.            DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

SPI como responsable del tratamiento de datos personales es consciente de su obligación de cumplimiento de los deberes que le imponga la ley, y en consecuencia, debe cumplir con las siguientes obligaciones:

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas, la respectiva autorización otorgada por el Titular: la cual contiene la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten al mismo.
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
  •  Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  •  Informar a los Titulares de los datos personales, cuando se realicen cambios sustanciales en el tratamiento de datos personales. 
  •  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley, y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  •  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

VI.          DERECHOS DE LOS TITULARES

Quien recolecta, almacena y hace uso de datos personales tiene el deber de respetar los derechos y garantías constitucionales que previamente le asisten a los Titulares. En línea con lo anterior, y conforme a la normatividad vigente, los derechos reconocidos para el Titular del dato personal corresponden a los siguientes:

Conocer: el Titular del dato personal podrá solicitar al responsable o al encargado del tratamiento: (i) El acceso a sus datos personales de forma gratuita, (ii)La prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información, salvo cuando ésta no sea necesaria (iii) y a ser informado respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Actualizar: podrá actualizar sus datos personales frente a los responsables y/o encargados del tratamiento de la información cuando son parciales, fraccionados o incompletos.

Rectificar: podrá en cualquier momento rectificar sus datos personales frente a los responsables y/o Encargados del tratamiento de la información cuando estos son inexactos, induzcan a error o cuando su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Revocar: podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad competente en materia de protección de datos personales, haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. No procederá la revocatoria cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.

Teniendo en cuenta lo anterior, y en cumplimiento de la normatividad vigente,  como cliente, proveedor o empleado, o tercero en general, usted puede  solicitar el acceso a sus datos personales almacenados en nuestra base de datos, por sí mismo, por intermedio de su representante y/o apoderado, por causahabiente, o por estipulación de otra persona y tendrá derecho a requerir de manera inmediata y en cualquier momento ante el responsable del tratamiento su (i) conocimiento, (ii) actualización, (iii) corrección, (iv) rectificación, (v) revocación cancelación, o eliminación de los datos recolectados y los cuales han sido objeto de tratamiento por parte de SPI.

 

VII.        ÁREA RESPONSABLE PARA ATENCIÓN DE PETICIONES

SPI ha dispuesto que el área administrativa asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los Titulares en ejercicio de los derechos que le asisten. Para tal fin, puede dirigir sus peticiones al correo electrónico  Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. .

 

VIII.      ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con la normatividad vigente, los legitimados y quienes podrán ejercer los derechos de los Titulares, corresponden a,

·      El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición SPI.

·      Los causahabientes quienes deberán acreditar tal calidad.

·      El representante y/o apoderado del Titular.

·      Por estipulación de otra persona.  

En línea con lo anterior, SPI ha dispuesto el siguiente correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , mediante el cual el Titular y/o interesado del dato personal podrá enviar su petición, consulta queja o reclamo, o en la dirección física donde se encuentran ubicadas las instalaciones de la compañía la Calle 105 A No. 14-76 en Bogotá, Colombia.  La respuesta a su petición, consulta queja o reclamo será atendido conforme a los lineamientos posteriormente indicados.

Adicionalmente, y previo al envío de su petición, consulta queja o reclamo, es importante que tenga en cuenta lo siguiente:

·      Si el Titular actúa por sí mismo, deberá acreditar su identidad adjuntando copia del documento de identidad, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

·      Si se trata de causahabiente, deberá adjuntar copia del documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, manifestando de manera clara y expresa, el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

·      En caso que el Titular actué mediante representación o apoderado deberá acreditarse tal calidad mediante poder debidamente conferido por el Titular del dato recolectado, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

·      En caso de actuar por medio de otra persona, se deberá aportar poder y/o autorización debidamente conferida por el Titular, y se deberá manifestar de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para ejercer cualquiera de los derechos previamente mencionados con relación a la protección de los datos personales y que reposan en las bases de datos de SPI, se gestionarán a través de los canales que ha dispuesto SPI para el efecto. Por lo tanto, se dejará prueba de lo siguiente:

1.      Fecha de recibo de la solicitud.

2.      Identidad del solicitante

3.      Documento que respalda la acreditación.

Una vez recibida la solicitud por cualquiera de los canales dispuestos, SPI contará con los siguientes términos:

·         Si la solicitud corresponde a una consulta, esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta en el término indicado, SPI informará al interesado y/o Titular los motivos de la demora, e indicará la fecha en la cual será atendida su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

·         Si la solicitud corresponde a un reclamo con el objeto de corrección, actualización o supresión, esta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, SPI informará al interesado y/o Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En todo caso, si la solicitud resulta incompleta o no es clara, SPI requerirá al interesado y/o Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la comunicación para que subsane o aclare las falencias; una vez aclarada la solicitud, se incluirá en la base de datos la siguiente leyenda “reclamo en trámite”.

Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

Adicionalmente, en el caso de solicitud de supresión o eliminación de nuestra base de datos, el Titular y/o interesado deberá manifestar de forma clara y concreta el motivo por el cual realiza tal solicitud, acompañando a su solicitud, los soportes previamente mencionados, así como el teléfono y el correo electrónico actualizado.

Una vez recibida la solicitud y previo a darle trámite, SPI podrá verificar la información contenida y la intensión del Titular y/o interesado de la supresión o eliminación de nuestra base de datos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud.  

Verificada la información contenida en la solicitud, SPI contará con el término de diez (10) días hábiles a la verificación para proceder a la eliminación y/o supresión de los datos personales del Titular o solicitante de las bases de datos de la compañía. Finalizada la eliminación, SPI informara al Titular o solicitante por el mismo canal mediante el cual se recibió la solicitud, y enviará prueba que respalde la comunicación. De igual forma informará al Titular o solicitante, cuando no fuere posible la eliminación total de los datos personales de las bases de datos de la compañía, por ejemplo por temas administrativos, contables, fiscales, legales, contractuales e históricos de la información, como la obligación en temas tributarios. No obstante inhabilitará la información solicitada.

Sin perjuicio de lo anterior, y en caso que sea requerida esta información por alguna entidad pública en ejercicio de sus funciones, SPI podrá disponer nuevamente de la información inhabilitada.

 

IX.           LEGISLACIÓN APLICABLE Y VIGENTE

·         Ley Estatutaria 1581 de 2012Por la cual sedictan las disposiciones generales para la protección de datos personales”.

·         Decreto 1377 de 2013“Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012, en cuanto a los aspectos relacionados con la autorización de la información para el tratamiento de datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares, la transferencia de los datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales”.

·         Decreto 1074 de 2015 “Decreto único Reglamentario del sector de industria y comercio, Capítulo 25 y 26 por medio de los cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

·         Constitución Política de Colombia.

 

X.             FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DISEÑADA POR SPI

La presente política, entró en vigencia desde el 1 de noviembre de 2013, y fue modificada el 3 de agosto de 2015. Por lo tanto, la vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, o hasta tanto el Titular no solicite su revocación o eliminación de nuestra base de datos.  En caso de no existir comunicación alguna, SPI podrá continuar realizando el tratamiento de sus datos en conformidad con las políticas previamente diseñadas por la compañía.

Por último, SPI informa que cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, para lo cual podrá enviar boletines informativos mediante los cuales se indicará exactamente el cambio y/o modificación, y el motivo por el cual se realiza, respetando la normatividad vigente y el cumplimiento de la misma.

 


Celular: (57) 314 296 6965  /  Teléfonos: (571) 7562594 /  E-mail: contacto@spiamericas.com / Skype: spi_americas
© 2014 SPI Américas
Bogotá - Colombia